Buna! Sa organizezi un eveniment privat, fie el petrecere, majorat, nunta, botez sau oricare dintre sumedenia de ocazii pe care le celebrăm, poate fi o sarcina dificila și stresanta, mai ales dacă nu ai experiența de a mai fi făcut asta înainte.

De aceea, am scris acest ghid pentru TINE, ca sa te ajut acolo unde ai nevoie și, sper, sa reduc stresul și presiunea pe care le vei simți facand asta.

Am scris acest ghid într-o maniera practica, pas cu pas, pentru a fi cat mai utilă și ușor de urmărit. Și te asigur ca urmand sugestiile și modul în care am organizat informația, vei simți într-un timp foarte scurt ca stapanesti situație.

Iată la ce te poți aștepta:

1.       Alege o locație potrivită - Vom discuta cum sa alegi o locație potrivită pentru evenimentul tau, luand in considerare factori cum ar fi tipul evenimentului, dimensiunea locației, accesibilitatea, facilitatile si alte aspecte importante.

2.       Fa un plan de buget - Bugetarea corecta este absolut esențiale pentru orice eveniment reușit.

În aceasta secțiune vei afla cum sa iti bugetezi evenimentul, luand in considerare toate cheltuielile ce pot apărea, relativ la sursele tale de finanțare.

3.       Fa o lista de invitați - Aceasta sectiune se va concentra pe cum sa creezi o lista de invitați potrivită pentru evenimentul tau, luand in considerare factori cum ar fi dimensiunea evenimentului, relația ta cu invitații și alte aspecte importante. De asemenea vom vorbi și despre cum sa ii inviti la eveniment și, acolo unde este cazul, cum sa ii masez în sală (spre exemplu pentru o nuntă, un botez, un eveniment caritabil, etc)

4.       Planifica meniul și băuturile - Aici te voi ajuta sa planifici meniul și băuturile, luand in

considerare preferințele invitatilor, bugetul, tipul evenimentului și alte aspecte importante.

5.       Cum sa alegi DJ-ul potrivit - Muzica poate face diferenta intre un eveniment extraordinar si un eșec plictisitor. De aceea este necesar sa alegi DJ-ul potrivit pentru evenimentul tau, luand in considerare aspecte cum ar fi stilul muzical, experiența și reputația precum și

nevoile si dorintele tale raportate la tipul de eveniment pe care il organizezi.

6.      Cum sa alegi fotograful și cameramanul potrivit pentru evenimentul tau -

7.       Gestionează logistica și detaliile evenimentului - Îți voi arăta cum sa organizezi și să gestionezi logistica și detaliile evenimentului, inclusiv rezervarea locației, achiziționarea de decorațiuni și alte aspecte importante.

8.       Fa un plan de rezerva - Întotdeauna este bine sa ai un plan de rezerva care sa acopere eventuale probleme sau întârzieri neprevăzute.

9.       Fa o lista de lucruri de făcut înainte de eveniment - Pentru o organizare perfectă, vei învață cum sa faci o lista de lucruri de făcut înainte de eveniment, pentru a te asigura ca nu uiți nimic important.

10.   Ce sa nu faci înainte de eveniment - În fine, este cel putin la fel de important si sa afli lucrurile pe care ar trebui sa le eviți înainte de eveniment, pentru a evita probleme neprevăzute sau

stresul inutile.

Alegerea locației potrivite

Alegerea locației potrivite pentru evenimentul tău personal poate face o mare diferenta în ceea ce privește reușita acestuia. Exista mai multe lucruri pe care ar trebui sa le iei în considerare atunci cand alegi o locație, inclusiv tipul evenimentului, dimensiunea locației, accesibilitatea, facilitățile și alte aspecte importante.

În primul rând, asigura-te ca ai luat în considerare tipul evenimentului pe care îl organizezi. Dacă organizezi o nunta, de exemplu, ar trebui sa alegi o locație care sa ofere facilități pentru ceremonie și recepție, în timp ce dacă organizezi un botez sau o petrecere de majorat, poți opta pentru o locație mai mica care sa se potrivească nevoilor tale. Dimensiunea locației este, de asemenea, un factor

important de luat in considerare. Dacă ai o lista mare de invitați, ai nevoie de o locație care sa aibă suficient spațiu pentru toți oamenii, în timp ce dacă ai un grup mai restrâns de invitați, poți opta pentru o locație mai mica. Este important sa alegi o locație care sa se potrivească numărului de invitați pentru a evita că evenimentul sa fie aglomerat sau prea gol.

Accesibilitatea este, de asemenea, un factor important de luat în considerare atunci cand alegi o locație. Asigura-te ca locația este ușor de accesat pentru invitați, indiferent dacă vin cu masina sau cu mijloacele de transport în comun. Este de asemenea important sa ții cont de apropierea față de hoteluri sau alte mijloace de cazare pentru invitații care ar putea veni din afara orașului.

Facilitățile oferite de locație sunt, de asemenea, importante de luat in considerare. Asigura-te ca locația are tot ceea ce ai nevoie pentru a organiza evenimentul tău, cum ar fi scaune, mese, farfurii și tacâmuri, precum și facilități pentru prepararea și servirea mâncării și a băuturilor. De asemenea,

asigura-te ca locația are facilități pentru divertisment, cum ar fi un sistem de sunet sau o scena, daca este cazul. În cele din urmă, asigura-te ca ai luat în considerare alte aspecte importante, cum ar fi disponibilitatea locației pe perioada evenimentului tau, costurile asociate cu utilizarea locației și orice alte restricții sau cerințe specifice pe care locația le poate avea. 

Sa facem un plan de buget

Bugetarea corecta este absolut esențiale pentru orice eveniment personal reușit. Atunci cand faci un plan de buget pentru evenimentul tau, trebuie sa iei în considerare toate cheltuielile ce pot apărea și să le raportezi la sursele tale de finanțare.

În primul rând, trebuie sa faci o lista cu toate cheltuielile pe care le prevezi pentru evenimentul tau, inclusiv costurile asociate cu locația, meniul și băuturile, avertismentul, decoratiunile, personalul și orice alte costuri suplimentare. Este important sa fii cat mai detaliat posibil in aceasta lista, pentru a te asigura ca nu uiți niciun cost important.

După ce ai făcut aceasta lista, trebuie sa raportezi cheltuielile la sursele tale de finanțare. Asta poate include banii tai personali, donatii ,sponsorizări sau cadouri în bani de la alții, finantare prin credit(bancar) sau orice alte surse de finanțare pe care le ai la dispoziție. Este important sa ții cont de faptul ca unele surse de finanțare pot avea restrictii sau cerinte specifice, așa ca trebuie sa le iei în considerare atunci cand faci planul tău de buget.

În cele din urmă, trebuie sa faci ajustări la planul tău de buget dacă este necesar, pentru a te asigura ca ai suficienti bani pentru a acoperi toate cheltuielile necesare pentru evenimentul tau, inclusiv alocând un anumit procentaj din fonduri(min. 5%) pentru cheltuieli neprevăzute. Asta poate include reducerea unor costuri sau găsirea de surse suplimentare de finanțare. Este important sa fii flexibil și să te asiguri ca ai un plan de buget solid pentru a te asigura ca evenimentul tău personal va fi un succes.

In continuare, iată cateva din cele mai comune cheltuieli, vezi daca o parte dintre ele se aplica si evenimentului tau:

     Locația evenimentului

     Meniul și băuturile

     Avertismentul (cum ar fi muzica, DJ-ul sau un artist de divertisment)

     Decorațiunile și aranjamentele florale

     Închirierea echipamentelor (cum ar fi mese, scaune, farfurii și tacâmuri)

     Îmbrăcămintea și accesoriile pentru mire și mireasă

     Fotografierea și filmarea evenimentului

     Tortul de nuntă sau deserturile pentru petrecere

     Închirierea mașinilor de lux pentru mire și mireasă

     Cazarea și transportul pentru invitați

     Invitațiile și mulțumirile

     Asigurarea de eveniment

     Plata personalului (cum ar fi chelnerii, barmanii, seiful)

     Distracția pentru copii (daca este cazul)

     Alte servicii (cum ar fi coafatul și machiajul pentru mireasă, ceremoniile religioase sau serviciile de planificare)

     Taxele pentru aplicarea pentru licența de nunta

     Aparatura de sunet

     Lumini și echipamente de iluminat

     Mese suplimentare sau sisteme de corturi pentru locații în aer liber

     Închirierea de echipamente de bucătărie sau de catering

     Permisele de construcție sau de închiriere pentru locații publice

     Lumini și efecte speciale

     Mobilier suplimentar (cum ar fi canapele sau mese de cocktail)

     Plată pentru artiștii de divertisment sau muzicienii

     Servicii de catering pentru evenimentul pre nunta sau post nunta

     Închirierea de echipamente pentru activități suplimentare (cum ar fi o instalație de fotografiat sau o pista de dans)

     Plata pentru serviciile de planificare sau de coordonare a evenimentului

     Mâncarea și băuturile pentru personalul evenimentului

     Taxe pentru utilizarea facilitatilor (cum ar fi taxa de curățenie sau taxa pentru utilizarea instalațiilor)

Lista de invitați și așezarea lor în sală

Crearea unei liste de invitați potrivite este un pas important în organizarea oricărui eveniment personal. Atunci când faci această listă, trebuie să iei în considerare dimensiunea evenimentului, relația ta cu invitații și alte aspecte importante.

In primul rand, trebuie sa ții cont de dimensiunea evenimentului. Dacă ai un eveniment mai mare, cum ar fi o nuntă sau un botez, va trebui sa inviti mai mulți oameni. Dacă ai un eveniment mai mic, cum ar fi o petrecere privată sau o cină, vei avea nevoie de o listă de invitați mai restrânsă. Este

important sa alegi o dimensiune potrivită pentru evenimentul tau, pentru a te asigura ca ai suficient spațiu pentru toți oamenii.

Relația ta cu invitații este, de asemenea, importantă de luat în considerare atunci când faci lista ta de invitați. Ar trebui să inviți doar persoanele pe care le cunoști și cu care ai o relație apropiată, cum ar fi prietenii apropiați și familia. Dacă ai un eveniment mai mare, cum ar fi o nuntă sau un botez, ar trebui să îți incluzi și rudele mai îndepărtate sau prietenii cu care nu ai vorbit de mult timp.

Dacă ai un eveniment mai formal, cum ar fi o cină de afaceri sau un eveniment caritabil, poți avea nevoie să așezi invitații în funcție de relația ta cu ei și de importanța lor în cadrul evenimentului

Este important sa te asiguri ca ai o lista de invitați completa și exacta atunci când organizezi un eveniment personal. Asta înseamnă să ai numele complet și adresa de contact a fiecărui invitat,

precum și orice alte informații necesare, cum ar fi numărul de persoane pe care le vor reprezenta la eveniment. Este, de asemenea, important să ai o listă de rezervă pentru cazul în care un invitat nu poate veni sau dacă ai mai multe locuri disponibile decât te aștepți.

Invitarea oamenilor la evenimentul tău poate fi făcută prin intermediul unei invitații scrise, prin telefon sau prin email. Este important să dai oamenilor suficient timp pentru a confirma dacă pot veni sau nu la eveniment, astfel încât să poți face planuri adecvate. Dacă ai un eveniment mai formal, cum ar fi o cină de afaceri sau un eveniment caritabil, poți avea nevoie să închiriezi o firmă specializată pentru a imprima invitațiile și a le distribui.

În cele din urma, atunci când așezi invitații în sală, trebuie să ții cont de relația ta cu ei și de rolul lor în cadrul evenimentului. De exemplu, la o nunta, ar trebui să plasezi familia și prietenii apropiați mai aproape de prezidiu, în timp ce rudele mai îndepărtate sau prietenii mai puțin apropiați ar putea fi așezați mai în spate. La un eveniment caritabil, ar trebui să plasezi sponsorii și donatorii importanți mai aproape de podium, în timp ce invitații obișnuiți ar putea fi așezați mai în spate.

Este important sa ții cont de aceste lucruri atunci când așezi invitații în sală, pentru a face ca evenimentul tău să fie cât mai reușit posibil. Asigură-te că ai un plan bine gândit și detaliat pentru așezarea invitaților, astfel încât să te asiguri că toată lumea se simte confortabil și binevenită la evenimentul tău.

Planificarea meniului și a băuturilor

Planificarea meniului și a băuturilor este un pas important în organizarea oricărui eveniment de succes. Atunci când faci acest plan, trebuie să ții cont de tipul evenimentului, bugetul alocat,

preferințele invitaților, și alte aspecte importante.

Tipul evenimentului este un factor important de luat în considerare atunci când planifici meniul și băuturile. Dacă ai un eveniment mai formal, cum ar fi o cină de afaceri sau un eveniment caritabil, ar trebui să ai un meniu mai sofisticat și să oferi o gamă largă de băuturi pentru a se potrivi cu ocazia. Dacă ai un eveniment mai relaxat, cum ar fi o petrecere privată sau o cină de familie, poți avea mai multă libertate în a alege meniul și băuturile. Poți opta pentru mancaruri mai simple și o gamă mai restrânsă de băuturi, cum ar fi bere, vin și băuturi răcoritoare. În cazul unei nunți, multe cupluri aleg să meargă pe un meniu tradițional, așa că dacă vrei sa ieși din tipare, alegerea unei meniu modern, ce nu include clasicele feluri precum ‘sarmale’ sau ‘ciorbă de potroace’ este un excelent punct de

plecare.

Bugetul este, de asemenea, un factor important de luat în considerare atunci când planifici meniul și băuturile pentru evenimentul tău. Trebuie să ții cont de cât de multe bani ai la dispoziție și să te asiguri că meniul tău se încadrează în acest buget. Este important să faci un plan de buget detaliat

înainte de a începe să planifici meniul, astfel încât să știi exact ce poți permite să incluzi în meniu.

Preferințele invitaților tăi conteaza atunci când planifici meniul! Dacă ai un eveniment mai formal, cum ar fi o cină de afaceri sau un eveniment caritabil, ar trebui să îți incluzi opțiuni de meniu care să se potrivească cu preferințele alimentare ale invitaților tăi, cum ar fi opțiuni vegetariene sau opțiuni pentru persoanele cu intoleranțe alimentare. Dacă ai un eveniment mai relaxat, cum ar fi o petrecere privată sau o cină de familie, poți avea mai multă libertate în a alege meniul tău.

În cele din urma, ar trebui să ții cont de alte aspecte importante atunci când planifici meniul și

băuturile pentru evenimentul tău. Acestea ar putea include ora la care are loc evenimentul, durata evenimentului și cerințele speciale ale invitaților tăi. Fa un plan detaliat și asigură-te că ai luat în

considerare toate aceste aspecte atunci când planifici meniul și băuturile pentru evenimentul tău, astfel încât să te asiguri că totul merge bine.

Cum sa alegi DJ-ul potrivit

Muzica poate face diferența dintre un eveniment extraordinar și un eșec plictisitor, astfel încât este esențial să alegi DJ-ul potrivit pentru evenimentul tău. Există câteva aspecte importante de luat în considerare atunci când alegi DJ-ul potrivit pentru evenimentul tău.

In primul rand, ar trebui să ții cont de stilul muzical al DJ-ului. Este important să alegi un DJ care are o înțelegere bună a stilului muzical pe care îl dorești la evenimentul tău și care poate să se adapteze nevoilor și dorințelor tale. De exemplu, dacă ai un eveniment mai formal, cum ar fi o cină de afaceri sau un eveniment caritabil, ar trebui să alegi un DJ care are o înțelegere bună a muzicii de salon și care poate să ofere o selecție diversă de muzică pentru a se potrivi cu ocazia. Dacă ai un eveniment mai relaxat, cum ar fi o petrecere privată sau o cină de familie, poți avea mai multă libertate în a alege stilul muzical al DJ-ului. Dacă organizezi o nunta sau un botez, asigura-te ca DJ-ul ales are experiența specifica pentru acest tip de evenimente și playlisturile propuse se potrivesc gusturilor noastre muzicale.

Experiența și reputația DJ-ului sunt, de asemenea, aspecte importante de luat în considerare atunci când alegi DJ-ul potrivit pentru evenimentul tău. Ar trebui să alegi un DJ care are experiență în domeniu și care are o reputație bună în rândul clienților săi anteriori. Acest lucru îți poate oferi o idee despre cum va fi DJ-ul în timpul evenimentului tău și îți poate da încredere în faptul că va face tot posibilul pentru a face ca evenimentul tău să fie reușit.

În cele din urma, ar trebui să ții cont de nevoile și dorințele tale raportate la tipul de eveniment pe care îl organizezi atunci când alegi DJ-ul potrivit. De exemplu, dacă ai un eveniment mai formal, cum ar fi o cină de afaceri sau un eveniment caritabil, ar trebui să alegi un DJ care poate să ofere muzică de fond potrivit pentru a crea o atmosferă potrivită. Dacă ai un eveniment mai relaxat, cum ar fi o petrecere privată sau o cină de familie, poți alege un DJ care poate să mixeze o varietate de genuri muzicale și care poate să creeze o atmosferă mai energizantă.

Este important să faci o cercetare în profunzime și să ceri recomandări atunci când alegi DJ-ul potrivit pentru evenimentul tău. Ar trebui să întrebi DJ-ii potențiali despre experiența lor, stilul lor muzical și orice alte întrebări pe care le consideri importante. Asigură-te că îți faci temele și că alegi un DJ care își va face treaba la evenimentul tău, astfel încât să te poți bucura de o seară memorabilă.

Cum sa alegi fotograful și cameramanul potrivit pentru evenimentul tau

Alegerea fotografului și a cameramanului potrivit pentru evenimentul tău este esențială pentru a capta amintirile și momentele speciale ale evenimentului tău. Există câteva aspecte importante de luat în considerare atunci când alegi fotograful și cameramanul potrivite pentru evenimentul tău.

Tine cont de stilul fotografilor si al cameramanilor. Este important să alegi o echipă care are un stil care se potrivește cu nevoile și dorințele tale. De exemplu, dacă vrei ca fotografiile și filmările tale să aibă un stil mai clasic și tradițional, ar trebui să alegi o echipă care are experiență în acest tip de stil. Dacă preferi un stil mai modern și creativ, ar trebui să alegi o echipă care poate să își aducă propria viziune creativă la evenimentul tău.

Experiența și reputația fotografilor si cameramanilor sunt, de asemenea, aspecte importante de luat în considerare atunci când alegi echipa potrivită pentru evenimentul tău. Ar trebui să alegi o echipă care are experiență în domeniu și care are o reputație bună în rândul clienților săi anteriori. Acest lucru îți poate oferi o idee despre cum vor fi fotografiile și filmările tale și îți poate da încredere în fapt că echipa va face tot posibilul pentru a face ca evenimentul tău să fie capturat în mod profesional.

În cele din urma, ar trebui să ții cont de nevoile și dorințele tale raportate la tipul de eveniment pe care îl organizezi atunci când alegi fotograful și cameramanul potrivite pentru evenimentul tău. De exemplu, dacă ai un eveniment mai formal, cum ar fi o nuntă sau un botez, ar trebui să alegi o echipă care poate să captureze momentele emoționale și să ofere o selecție diversă de fotografii și filmări pentru a se potrivi cu ocazia. Dacă ai un eveniment mai relaxat, cum ar fi o petrecere privată sau o cină de familie, poți avea mai multă libertate în a alege stilul fotografilor si cameramanilor tăi.

Gestionează logistica și detaliile evenimentului

Gestionarea logisticii și a detaliilor evenimentului poate fi un proces dificil și stresant, dar este esențial pentru a asigura succesul evenimentului tău.

Gestinonarea logisticii evenimentului porneste de la rezervarea unei locatii potrivite, așa cum am discutat mai sus.

De asemenea, ar trebui să achiziționezi decoratiunile și alte elemente necesare pentru a face evenimentul tău special și memorabil. Aceasta poate include elemente precum lumini, flori, aranjamente de mese și alte detalii care pot face diferența între un eveniment bun și unul extraordinar. Este important să îți planifici bugetul în mod adecvat și să îți alegi decoratiunile în funcție de nevoile și dorințele tale.

Tot de logistica tine și asezarea invitatilor in sală, fie ca optezi pentru mese sau randuri de scaune sau orice alt aranjament se potrivește cel mai bine cu evenimentul tău. Asigura-te deci ca diagrama așezării invitatilor este finalizată cu 3-4 saptamani înainte de eveniment. Apoi revizuieste-o cu 2 saptamani înainte, cu o saptamana inainte și în cele din urma cu 3 zile înainte de eveniment. Unii invitați poți sa anuleze doar cu cateva zile înainte, sau pot apărea schimbări la nivelul personalului (poate ca un speaker nou și-a anunțat participarea, DJ-ul pe care l-ai ales are nevoie de mai mult spațiu pentru echipamentul sau decat ai planificat inițial sau poate ca, din contra, poți sa extinzi ringul de dans) .

In plus, ar trebui să te asiguri că ai un plan de rezervă pentru orice eventualitate neprevăzută care poate apărea în timpul evenimentului tău. Acest lucru poate include lucruri precum probleme tehnice, întârzieri sau orice altă problemă care poate apărea. Este important să fii pregătit pentru orice eventualitate și să ai un plan de acțiune în caz de nevoie.

În cele din urmă, ar trebui să ai un plan de acțiune pentru a te asigura că totul decurge conform planului și că evenimentul tău se desfășoară fără probleme. Acest lucru poate include lucruri precum:

     Diagrama așezării invitatilor la mese

     Playlist-ul DJ-ului

     Programul speaker-ilor (dacă e vorba de o conferință)

     Planificarea momentelor cand sunt servite diferitele feluri de mâncare și băuturile (realizată împreună cu restaurantul sau firma de catering)

     O broșură cu informații evenimentului (dacă vorbim de un eveniment caritabil sau o conferință, spre exemplu)

     Personalul auxiliar ce va îndruma invitații este disponibil și fiecare știe ce are de făcut

     O lista cu furnizorii, ce include fiecare ce produse trebuie sa livreze / servicii sa presteze și momentul în care se intampla aceasta

… și probabil destule alte elemente ce nu sunt incluse în lista de mai sus.

Tinand cont, insa, de aceste sfaturi, sunt sigur ca vei putea gestiona logistica și detaliile evenimentului tău într-un mod eficient și vei putea organiza un eveniment de succes.

Planul de rezerva

Și dacă tot am vorbit de un plan de rezerva … Vreau sa subliniez încă o data ca un plan de rezervă este esențial pentru a te asigura că evenimentul tău decurge conform planului, chiar și în cazul în

care apar probleme sau întârzieri neprevăzute. Există o mulțime de lucruri care pot merge prost la un eveniment, așa că este important să fii pregătit pentru orice eventualitate.

In primul rand, ar trebui să ai un plan de rezervă pentru orice problemă tehnică care poate apărea. Acest lucru poate include probleme cu echipamentul (DJ-ului, fotografului, cameramanului),

probleme cu sistemul de sunet sau orice altă problemă tehnică care poate apărea. Răspunderea

acestor probleme tehnice intra în sarcina respectivilor furnizori, dar e de datoria ta sa te asiguri ca ei sunt absolut pregatiti pentru aceste situații și că au echipamente/accesorii de rezerva.

De asemenea, ar trebui să ai un plan de rezervă pentru orice întârziere neprevăzută care poate apărea. Acest lucru poate include întârzieri în transport, probleme cu furnizorii sau orice altă

întârziere care poate apărea.

Alte aspecte de inclus într-un plan de rezerva sunt alternative la orice lucru care poate merge prost (De exemplu, dacă ai organizat un eveniment în aer liber și există un risc de ploaie, ar trebui să ai un plan B pentru a te muta într-un loc închis în caz de nevoie.) precum și un plan de acțiune pentru a te asigura că totul decurge ca la carte și că evenimentul tău se desfășoară fără probleme. Acest lucru

poate însemna sa te asiguri că invitații tăi au toate informațiile de care au nevoie, precum și că toate serviciile și furnizorii sunt acolo la timpul lor și orice alte aspecte care pot avea impact asupra evenimentului.

Un exemplu de plan de rezervă pentru un eveniment ar putea include următoarele elemente:

1.       Plan de rezervă pentru probleme tehnice: Verifica dacă fiecare furnizor are un plan de rezerva bine pus la punct pentru echipamentul de care depind serviciile sale. De asemenea poți închiria un echipament suplimentar sau poți avea la dispoziție o listă de furnizori de

încredere în caz de nevoie.

2.       Plan de rezervă pentru întârzieri: Alternative de transport precum și alternative pentru anumiți furnizori daca acestia intarzie sau devin indisponibili chiar in ziua evenimentului/in ziua precedenta.

3.       Plan de rezervă pentru schimbări de vreme: Dacă ai organizat un eveniment în aer liber,

asigură-te că ai un plan B în cazul în care apar schimbări de vreme neprevăzute, cum ar fi ploi și vânt puternic. Poți închiria corturi sau poți avea la dispoziție un loc închis în caz de nevoie.

4.       Plan de rezervă pentru alimente și băuturi: Asigură-te că ai suficiente alimente și băuturi pentru toți invitații tăi, chiar dacă apar întârzieri sau alte probleme. Poți cumpăra mai multe

alimente și băuturi decât ai nevoie, sau poți avea la dispoziție o listă de furnizori de încredere în caz de nevoie.

Cu un plan de rezervă bine gândit, vei putea gestiona orice problemă sau întârziere care poate apărea și vei putea organiza un eveniment de succes.

Ce sa faci / sa nu faci înainte de eveniment

Inainte de eveniment, este bine sa mai verifici încă o data toate detaliile pe care le-ai pus la punct de-a lungul întregii perioade de organizare, sa obtii confirmările finale de la furnizori, si de asemenea si de la invitati(daca este cazul).

Imagineaza-ti ca evenimentul tău este un puzzle, făcut din cateva zeci de piese. Pe scurt, inainte de eveniment, asigura-te ca toate piesele puzzle-ului se îmbina perfect și vin laolaltă, formand imaginea finală despre ce și cum va fi evenimentul, pe care ați avut-o în minte pe tot parcursul organizării.

Practic, aceasta poate însemna:

     Re-confirmarea locatiei

Parcurge încă o data lista de invitați, vezi cine a confirmat/cine nu, și verifica apoi așezarea sala

     Finalizează plățile către furnizori sau orice alte cheltuieli mai sunt necesare pentru eveniment, și apoi verifica balanta dintre cheltuieli și bugetul tău pentru a avea o situatie financiara la zi

     Verifică/achiziționează decorurile și alte elemente necesare pentru a face evenimentul tău de neuitat.

     Parcurge încă o data programul detaliat al evenimentului, asigură-te că invitații au toate informațiile de care au nevoie, iar serviciile și furnizorii sunt acolo la timpul lor

     Verifică dacă ai toate detaliile legate de muzică și program, inclusiv playlisturile împreuna cu DJ-ul și muzica pentru momentele speciale.

     Dacă ai planificat să oferi mâncare și băuturi invitaților tăi, asigură-te că ai făcut toate aranjamentele necesare cu furnizorii și că ai toate produsele și utilitățile de care ai nevoie.

     Include orice alte aspecte de care poți avea nevoie înainte de eveniment, cum ar fi pregătirea unui discurs sau a unui program de divertisment pentru invitați.

     Adaugă la aceasta lista orice detaliu care este important pentru succesul evenimentului tau

La fel de important, insa, este să știi și ce să nu faci înainte de eveniment. Ceea ce vrei în aceasta perioada este să eviți problemele neprevăzute sau stresul inutil.

În primul rând, ar trebui să eviți să lași totul pe ultima sută de metri. Planificarea în avans și începerea pregătirilor cu suficient timp înainte de eveniment poate ajuta la evitarea stresului inutil și poate asigura că totul decurge conform planului.

De asemenea, ar trebui să eviți să încerci să faci prea multe lucruri singur. Înțelege că este imposibil să faci totul de unul singur și că poți beneficia de ajutorul altora. Acceptarea ajutorului de la prieteni, familie sau chiar angajați poate face diferența în reușita evenimentului tău.